कंप्यूटर सिस्टम डिज़ाइन और IT सेवा कंपनी के कार्यालय में सबसे पहले क्या स्वचालित करें: कंप्यूटर सिस्टम डिज़ाइन और IT सेवा कंपनियों के लिए स्पष्ट मार्गदर्शिका

कंप्यूटर सिस्टम डिज़ाइन और IT सेवा कंपनी में पहला स्वचालन आमतौर पर आने वाले काम के सुरक्षित हस्तांतरण जैसा कम जोखिम वाला कदम होना चाहिए,ऐसा स्वायत्त एजेंट नहीं जो ग्राहक का सिस्टम बदल दे। यह मार्गदर्शिका टिकट से डिलीवरी तक की प्रक्रिया, उसमें आने वाली रुकावटों और पुराने डेटा पर सीमित सहायता को परखने का तरीका बताती है।

1. काम की प्रक्रिया, चरण-दर-चरण

ऑटोमेशन टूल चुनने से पहले, कार्यालय के किसी एक दोहराए जाने वाले काम को अनुरोध से परिणाम तक दर्ज करें। कंप्यूटर सिस्टम डिज़ाइन और IT सेवा कंपनी में यह सहायता अनुरोध, प्रोजेक्ट हस्तांतरण या नियमित स्थिति अपडेट हो सकता है। ग्राहक और अनुबंध के अनुसार विवरण बदलते हैं, इसलिए पहले वास्तविक प्रक्रिया लिखें:

1. सीमित दायरे वाला काम चुनें: ऐसा दोहराया जा सकने वाला चरण खोजें जिसकी शुरुआत और अंत स्पष्ट हों, जैसे अनुरोध में जरूरी जानकारी जाँचना या हस्तांतरण का मसौदा तैयार करना।
2. मौजूदा नियम लिखें: टीम क्या करती है, ग्राहक या सेवा की कौन-सी शर्तें अगला चरण बदलती हैं, और अपवादों को मंजूरी देने का अधिकार किसके पास है, यह दर्ज करें।
3. इनपुट जाँचें: काम के लिए जरूरी सिस्टम और फ़ील्ड पहचानें। पुष्टि करें कि इन रिकॉर्ड का इस उद्देश्य के लिए उपयोग अनुमत है और गैर-जरूरी डेटा शामिल न करें।
4. सुरक्षित आउटपुट तय करें: निर्धारित करें कि ऑटोमेशन मसौदा बना सकता है, श्रेणी सुझा सकता है या ऐसा प्रशासनिक कदम उठा सकता है जिसे वापस लिया जा सके। अनिश्चित, ग्राहक-विशिष्ट और महत्वपूर्ण परिणाम वाले निर्णय किसी व्यक्ति के पास रखें।
5. समीक्षक और जिम्मेदार व्यक्ति तय करें: नामित करें कि परिणाम कौन जाँचेगा, अपवाद कौन संभालेगा और प्रक्रिया कौन रोक सकता है। जवाबदेह मालिक के बिना तैयार सुझाव को पूरा हस्तांतरण नहीं माना जा सकता।
6. परिणाम की समीक्षा करें: दर्ज करें कि काम सही ढंग से हुआ या नहीं, क्या सुधारना पड़ा, और ऑटोमेशन बढ़ाने से पहले नियम या प्रक्रिया बदलनी चाहिए या नहीं।

यह संभावित काम का आकलन करने का तरीका है, यह दावा नहीं कि हर कंपनी एक ही मानक प्रक्रिया अपनाती है। टिकट संभालने के उन चरणों के बारे में जानने के लिए, जिनमें ये काम हो सकते हैं, पढ़ें IT सेवा कंपनियाँ टिकट कैसे संभालती हैं, इस पर हमारी मार्गदर्शिका.

2. कंप्यूटर सिस्टम डिज़ाइन और IT सेवा कंपनी के वास्तविक कार्यालय में ऑटोमेशन के चुनाव कहाँ विफल होते हैं

उदाहरण के लिए, एक कंपनी कई ग्राहक खातों के लिए अनुरोध प्राप्त करने वाला एक सहायक तैयार करती है। यह सामान्य अनुरोधों पर काम करता है, लेकिन हर खाते की मंजूरी प्रक्रिया अलग है। एक ग्राहक के लिए तैयार किया जा सकने वाला अनुरोध दूसरे ग्राहक के लिए इंजीनियर की समीक्षा माँग सकता है, और सुरक्षा संबंधी चिंता को सामान्य प्रक्रिया से पूरी तरह बाहर जाना चाहिए। यदि ऑटोमेशन एक सामान्य नियम अपनाए, तो वह काम गलत जिम्मेदार व्यक्ति को भेज सकता है या ऐसी कार्रवाई तैयार कर सकता है जिसे ग्राहक ने मंजूरी नहीं दी।

हर चरण में ऑटोमेशन जोड़ने से समस्या हल नहीं होती। पहले दोहराई जा सकने वाली तैयारी और ग्राहक, अनुबंध, सेवा जोखिम या मानवीय निर्णय पर निर्भर फैसलों के बीच सीमा पहचानें।

ऑटोमेशन परियोजनाएँ अक्सर इन स्थितियों में अटकती हैं:

• प्रक्रिया समझी नहीं गई है: कर्मचारी अलिखित अपवादों पर निर्भर रहते हैं, इसलिए ऑटोमेशन ऐसा सरल नियम अपनाता है जो वास्तविक काम से मेल नहीं खाता।
• ग्राहकों की सीमाएँ स्पष्ट नहीं हैं: रिकॉर्ड, अनुमतियाँ, मंजूरी की जरूरतें या सेवा प्रतिबद्धताएँ अलग हैं, लेकिन प्रक्रिया उन्हें एक जैसा मानती है।
• काम में बहुत अधिक विवेक की जरूरत है: अस्पष्ट अनुरोधों और बड़े प्रभाव वाले फैसलों को किसी व्यक्ति के पास भेजने के बजाय सामान्य इनपुट माना जाता है।
• टूल को जरूरत से ज्यादा अधिकार मिले हैं: केवल मसौदा बनाने या वर्गीकृत करने वाली प्रक्रिया को ऐसे अधिकार दिए गए हैं जिनसे रिकॉर्ड बदल सकते हैं, संदेश भेजे जा सकते हैं या उत्पादन प्रणाली प्रभावित हो सकती है।
• केवल आसान स्थिति का परीक्षण होता है: अधूरी जानकारी, असामान्य अनुरोध और संवेदनशील मामले छोड़ दिए जाते हैं, इसलिए सहज प्रदर्शन संचालन की कमियों को छिपा देता है।
• अपवादों की जिम्मेदारी किसी की नहीं है: कर्मचारियों को पता नहीं होता कि संदिग्ध नतीजों की समीक्षा कौन करेगा, नियम कौन बदलेगा या ऑटोमेशन कौन रोकेगा।

पहले संस्करण का दायरा सीमित रखें। टीम स्पष्ट कर सके कि वह क्या कर सकता है, क्या नहीं करना चाहिए, और इनपुट या परिणाम तय नियम से बाहर होने पर जिम्मेदारी कौन संभालेगा।

3. पहले क्या स्वचालित करें और किसे कभी स्वचालित न करें

पहला काम चुनते समय विकल्पों की व्यावहारिक कसौटियों से तुलना करें, न कि सबसे जोरदार अनुरोध या सबसे प्रभावशाली डेमो को चुनें। अच्छी शुरुआत ऐसा काम है जिसे दोहराया जा सके, जिसका दायरा सीमित हो, जो स्पष्ट नियमों पर आधारित हो और जिसे कोई व्यक्ति आसानी से जाँच या सुधार सके।

बनाने से पहले विकल्पों की तुलना करें

1. दोहराए जाने वाले कामों की सूची बनाएँ: कार्यालय के नियमित चरण पहचानें, जैसे प्रोजेक्ट शुरू करने की सामग्री जाँचना, स्थिति-सारांश बनाना या सेवा हस्तांतरण का मसौदा तैयार करना।
2. नियमों की स्थिरता जाँचें: पुष्टि करें कि दायरे में शामिल ग्राहक और सेवा पर वही दर्ज नियम लगातार लागू होता है। यदि कर्मचारियों को बार-बार अपवादों की व्याख्या करनी पड़ती है, तो पहले प्रक्रिया सुधारें।
3. परिणाम और सुधार की संभावना जाँचें: पूछें कि क्या गलत हो सकता है, किसी व्यक्ति को इसका पता कैसे चलेगा और ग्राहक या सिस्टम तक पहुँचने से पहले गलत नतीजे को वापस लिया जा सकता है या नहीं।
4. पहुँच और डेटा जाँचें: केवल स्वीकृत रिकॉर्ड और काम के लिए जरूरी न्यूनतम अनुमतियों का उपयोग करें।
5. समीक्षा का प्रयास जाँचें: कोई व्यक्ति पूरा काम दोहराए बिना मसौदे या चिह्नित फ़ील्ड को उसके स्रोत से सत्यापित कर सके।
6. एक जवाबदेह जिम्मेदार व्यक्ति तय करें: उसे दायरे, अपवादों, सुधारों और प्रक्रिया बढ़ाने या रोकने के निर्णय की जिम्मेदारी दें।
7. एक विकल्प चुनें और कारण लिखें: स्पष्ट नियमों, संभालने योग्य जोखिम, स्वीकृत इनपुट और दिखाई देने वाले लाभ को प्राथमिकता दें। मापने से पहले बेहतर प्रदर्शन का दावा न करें।

शुरुआत के लिए अच्छे विकल्प

• स्वीकृत कार्य रिकॉर्ड से प्रोजेक्ट या सेवा हस्तांतरण का मसौदा बनाएँ, जिसकी जिम्मेदार व्यक्ति समीक्षा करे।
• नए प्रोजेक्ट की शुरुआती सामग्री को तय पूर्णता-सूची से जाँचें और प्रोजेक्ट को मंजूरी दिए बिना कमियाँ चिह्नित करें।
• मूल फ़ाइलों को बदले बिना स्वीकृत प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों को एक समान आंतरिक सारांश में व्यवस्थित करें।
• स्वीकृत रिकॉर्ड से बैठक के नोट और कार्रवाई बिंदुओं का मसौदा तैयार करें, जिसकी पुष्टि टीम का सदस्य करे।
• आंतरिक रिकॉर्ड के मसौदे पर तय फ़ील्ड-मिलान लागू करें और सहेजने से पहले उसे समीक्षा के लिए भेजें।

जवाबदेही किसी व्यक्ति के पास रखें

• अनुबंध के दायरे, मूल्य निर्धारण, आर्किटेक्चर, सुरक्षा, स्वीकृति या सेवा-स्तर के फैसले स्वचालित सिस्टम को न सौंपें।
• केवल जनरेट किए गए नतीजे के आधार पर ग्राहक के वातावरण, पहुँच अधिकारों, प्रोडक्शन नियंत्रणों या डेटा हटाने से जुड़े बदलावों को मंजूरी न दें या लागू न करें।
• जवाबदेह व्यक्ति की समीक्षा के बिना ग्राहक को संदेश या प्रतिबद्धता न भेजें।
• प्रक्रिया को स्वीकृत उद्देश्य से बाहर जानकारी का उपयोग न करने दें और क्रेडेंशियल या अन्य प्रतिबंधित डेटा उजागर न होने दें।
• जब प्रभाव अनिश्चित हो, तो नए या अस्पष्ट मामले को स्वचालित न करें; उसे योग्य जिम्मेदार व्यक्ति तक भेजें।

पहली प्रक्रिया का उद्देश्य काम पूरा करने में सहायता करना होना चाहिए, न कि अपने आप डिज़ाइन संबंधी फैसले लेना या ग्राहक से प्रतिबद्धता करना। यदि काम को स्पष्ट नियम के रूप में समझाया और उसके स्रोत से जाँचा नहीं जा सकता, तो वह पहला स्वचालन बनने के लिए तैयार नहीं है।

4. पुराने डेटा पर दो सप्ताह का सुरक्षित परीक्षण कैसे करें

चुने गए एक विकल्प का स्वीकृत पुराने रिकॉर्ड के साथ दो सप्ताह तक तुलनात्मक परीक्षण करें। सवाल यह है कि क्या वह लिखित नियम के अनुसार उपयोगी और समीक्षा योग्य सहायता दे सकता है, न कि क्या स्वचालित सिस्टम टीम की जगह ले सकता है।

1. परीक्षण से पहले निर्णय तय करें: काम की सीमा, अनुमत नतीजा, बाहर रखे गए मामले, जिम्मेदार व्यक्ति, स्वीकृति की शर्त और रोकने की शर्त लिखें।
2. उदाहरण और संदर्भ नतीजे तैयार करें: चुनी गई प्रक्रिया के लिए स्वीकृत पुराने रिकॉर्ड चुनें। नियमित मामलों और संबंधित अपवादों को शामिल करें, और मौजूदा प्रक्रिया के नियमों के आधार पर अपेक्षित नतीजों पर सहमति बनाएँ। गैर-जरूरी संवेदनशील डेटा हटाएँ या छिपाएँ।
3. पहला सप्ताह, मैन्युअल आधार दर्ज करें: समीक्षक से सामान्य प्रक्रिया के अनुसार काम पूरा करवाएँ। काम के चरण, समीक्षा का प्रयास, सुधार, हस्तांतरण और अपवादों के कारण दर्ज करें। रिकॉर्ड को स्वीकृत वातावरण में केवल-पढ़ने योग्य रखें।
4. दूसरा सप्ताह, शैडो नतीजों की तुलना करें: उन्हीं रिकॉर्ड पर ऑटोमेशन चलाएँ, लेकिन बदलाव सहेजे बिना, संदेश भेजे बिना या संचालन संबंधी कार्रवाई शुरू किए बिना। उसके मसौदों या सुझावों की संदर्भ नतीजों से तुलना करें और दर्ज करें कि हर नतीजे के लिए किस मानवीय समीक्षा की जरूरत है।
5. केवल कुल संख्या नहीं, बल्कि चूक के कारणों की समीक्षा करें: नियमों की कमी, संदर्भ का अभाव, ग्राहक-विशिष्ट जानकारी का गलत उपयोग, असुरक्षित अनुमान और ऐसे नतीजे अलग करें जिन्हें जाँचना काम को मैन्युअल रूप से करने से अधिक समय लेता है।
6. सीमित निर्णय लें: सुझाव देने की स्थिति में जारी रखें, चुने गए काम को संशोधित करें या रोक दें। प्रमाण, सीमाएँ और जिम्मेदार व्यक्ति की मंजूरी दर्ज करें। किसी भी लाइव परीक्षण के लिए अलग अनुमति और नियंत्रण जरूरी हैं।

ये दो सप्ताह व्यावहारिक मूल्यांकन की अवधि हैं, दीर्घकालीन प्रदर्शन का प्रमाण नहीं। पुराने टिकटों को सुरक्षित रूप से दोबारा चलाने की विस्तृत जानकारी के लिए पढ़ें पुराने टिकटों पर ऑटोमेशन का सुरक्षित परीक्षण करने की हमारी मार्गदर्शिका.

5. कॉपी करने योग्य जाँच-सूची

• काम: क्या चुना गया चरण स्पष्ट, दोहराने योग्य और साफ़ तौर पर समझाने लायक सीमित है?
• प्रक्रिया: क्या कर्मचारियों ने मौजूदा चरण, अपवाद और ग्राहक-विशिष्ट नियम दर्ज किए हैं?
• डेटा: क्या जरूरी रिकॉर्ड इस उपयोग के लिए स्वीकृत, उचित रूप से सीमित और सुरक्षित हैं?
• जोखिम: क्या प्रक्रिया सुरक्षा, पहुँच, ग्राहक पर प्रभाव और उत्पादन से जुड़े उन फैसलों से बच सकती है जिनमें व्यक्ति की जरूरत है?
• अनुमतियाँ: क्या टूल के पास स्वीकृत काम तैयार करने या करने के लिए केवल आवश्यक पहुँच है?
• समीक्षा: क्या सुझावों की जाँच और अनिश्चित मामलों को संभालने के लिए एक व्यक्ति नामित है?
• परीक्षण: क्या टीम अधूरे और असामान्य मामलों सहित, पहले से समीक्षा किए गए उदाहरणों से नतीजों की तुलना करेगी?
• बहाली: क्या कार्रवाई रोकी, सुधारी या वापस ली जा सकती है, और क्या उसके चरण स्पष्ट हैं?
• निर्णय: प्रक्रिया का दायरा बढ़ाने से पहले क्या स्वीकृति और रोकने की शर्तें लिखी गई हैं?

सार: पहले अच्छी तरह समझे गए, कम जोखिम वाले काम को स्वचालित करें, और ग्राहक संबंधी प्रतिबद्धताओं तथा महत्वपूर्ण फैसलों की जिम्मेदारी जवाबदेह लोगों के पास रखें।